Gästemappe digital erstellen: Ablauf ohne Programmierung

Eine Gästemappe aus Papier liegt im Zimmer. Oft wird sie gar nicht gelesen. Wer eine Gästemappe digital erstellen möchte, hat dagegen eine Mappe, die der Gast auf dem eigenen Smartphone öffnet. Dieser Ratgeber zeigt, was dafür nötig ist, welche Inhalte hineingehören und worauf Gastgeber bei der Einrichtung achten sollten.

Was eine digitale Gästemappe braucht, bevor sie online geht

Eine digitale Gästemappe lebt von Informationen, die ein Haus bereits hat. Dazu zählen WLAN-Zugang, Anreisehinweise, Hausregeln und Kontaktmöglichkeiten. Wer eine Gästemappe digital erstellen will, sammelt diese Punkte zunächst in Textform. Danach werden sie in die App übertragen. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf die Region: Restaurants, Touren oder Veranstaltungen machen aus einer reinen Infomappe einen Reisebegleiter.

Bei BELTURO deckt bereits der Start-Tarif eine digitale Gästemappe samt QR-Code, eigenem Link, Regionsinhalten, Events sowie Wetter und Vorhersage ab. Damit steht ein Grundgerüst. Gastgeber müssen es nur noch mit eigenen Angaben füllen. Wer die Struktur vorher kennt, spart sich beim Befüllen spätere Umwege.

Ohne App-Store eine Gästemappe digital erstellen

Viele Gastgeber scheuen den Aufwand einer eigenen App. Dahinter stehen oft eine Programmierung und ein App-Store-Eintrag. Das lässt sich umgehen. BELTURO ist eine Web-App, eine sogenannte PWA, für die kein App-Store-Download nötig ist. Gäste öffnen die Mappe direkt im Browser ihres Smartphones.

Der Zugang läuft über einen QR-Code, der als Aufsteller oder Aufkleber im Zimmer liegt, oder über einen Link in der Buchungsbestätigung. Für Gäste ist die Nutzung kostenlos. Deshalb entsteht keine zusätzliche Hürde zwischen Ankunft und erster Nutzung der Mappe.

Inhalte, die eine gute Gästemappe digital abdeckt

Eine digitale Gästemappe sollte mehr sein als eine Liste mit Regeln. Folgende Bestandteile sind bei BELTURO je nach Tarif enthalten:

• Digitale Gästemappe mit QR-Code und eigenem Link (Start-Tarif)
• Region entdecken, Events, Wetter und Vorhersage (Start-Tarif)
• Eigenes Branding, Reiseplaner und Chat (Tarif Region)
• Spa-, Restaurant- und Zimmerservice sowie eigene Events und Tipps (Tarif Region)
• KI-Concierge für Gästefragen auf Basis der hinterlegten Hausangaben (Tarif Region)

Welcher Umfang sinnvoll ist, hängt von der Größe des Betriebs ab. Eine einzelne Ferienwohnung kommt oft mit dem Start-Tarif aus. Häuser mit mehreren Services nutzen eher den Tarif Region. Für Häusergruppen oder Regionen mit vielen Unterkünften gibt es den Tarif Pro. Er bietet unbegrenzte Unterkünfte, mehrere Regionen, eine eigene Domain und einen persönlichen Ansprechpartner.

Alle bezahlten Tarife sind monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Wer sich zunächst einen Überblick verschaffen will, findet die Details zu den Funktionen und zu den Tarifen auf der Preise-Seite.

Regionsinhalte machen aus der Mappe einen Reiseplaner

Eine reine Hausmappe beantwortet nur Fragen zum Zimmer. Sobald Regionsinhalte dazukommen, wird daraus ein Werkzeug für den ganzen Aufenthalt. In der Pilotregion Sächsische Schweiz zeigt die App Restaurants, Touren und Veranstaltungen der Region.

Felstürme, der Malerweg, Kahnfahrten und der Blick von der Bastei stehen dort als Merkmale der Region. Touren werden mit Länge, Höhenmetern und GPX-Track angezeigt. So können Gäste direkt mit konkreten Daten planen. Gastgeber in anderen Regionen fragen über die Seite Regionen an, ob ihr Gebiet ebenfalls angebunden werden kann.

Wer die Mappe pflegt, nachdem sie online ist

Eine digital erstellte Gästemappe ist keine einmalige Aufgabe. Hausregeln ändern sich, Restaurants öffnen neue Öffnungszeiten, Veranstaltungen kommen hinzu. Deshalb bleibt die Pflege Aufgabe des Gastgebers. Er legt die Inhalte über sein Haus selbst fest. Dazu gehört auch die Sprache der App, die jedes Haus für seine Gäste bestimmt, zum Beispiel Deutsch, Englisch, Tschechisch oder Polnisch.

Wenn Gäste den Reiseplaner oder den Chat nutzen möchten, legen sie dafür ein kostenloses Konto an. Das dauert laut Anbieter unter einer Minute. Reisepläne bleiben danach laut Startseite ein Jahr gespeichert. So greifen Gäste auch nach der Abreise noch darauf zu.

Wer mehrere Häuser betreut, profitiert von einer zentralen Pflege der Inhalte. Änderungen an einem Ort wirken sich dann auf alle angebundenen Unterkünfte aus, sofern der gewählte Tarif mehrere Unterkünfte abdeckt.

Häufige Fragen

Muss ich für eine digitale Gästemappe programmieren können?

Nein. Die Inhalte werden über die vorhandene Struktur der Web-App eingepflegt. Eine eigene Programmierung ist nicht nötig.

Brauchen Gäste eine Registrierung, um die Mappe zu sehen?

Für die Mappe selbst nicht. Ein kostenloses Konto braucht es nur, wenn Gäste den Reiseplaner oder den Chat nutzen wollen.

Welcher Tarif passt für eine einzelne Unterkunft?

Der Start-Tarif deckt eine Unterkunft ab. Er enthält bereits die digitale Gästemappe mit QR-Code, eigenem Link, Regionsinhalten, Events, Wetter und Vorhersage.

Wer die eigene Gästemappe digital erstellen und direkt mit Regionsdaten und KI-Concierge ausstatten möchte, kann sich über Für Gastgeber eine Demo anfragen.

→ Für Gastgeber