App für Hotelgäste einrichten: Anleitung für Gastgeber

Eine App für Hotelgäste soll den Aufenthalt einfacher machen und gleichzeitig die Rezeption entlasten. Statt Zettel, Ordner und Anrufen finden Gäste Informationen zum Haus und zur Region an einem Ort. Diese Anleitung beschreibt, wie ein Gastgeber eine App für Hotelgäste Schritt für Schritt einrichtet.

Voraussetzungen für die App für Hotelgäste

Bevor die Einrichtung beginnt, lohnt sich ein Blick auf das, was ein Haus dafür braucht. Die folgenden Punkte sind Grundlage für alle weiteren Schritte:

• Ein Tarif, der zur Anzahl der Unterkünfte passt: Der Start-Tarif deckt eine Unterkunft ab, der Tarif Region bis zu drei Unterkünfte, der Tarif Pro unbegrenzt viele Unterkünfte und mehrere Regionen.
• Inhalte, die das Haus selbst liefert, etwa Angaben zu Zimmerservice, Restaurant oder Spa, je nach gebuchtem Funktionsumfang.
• Eine Entscheidung, in welcher Sprache die App den Gästen angezeigt wird, zum Beispiel Deutsch, Englisch, Tschechisch oder Polnisch.
• Eine Möglichkeit, den QR-Code als Aufsteller, Aufkleber oder Link in der Buchungsbestätigung an die Gäste weiterzugeben.

Zudem lohnt sich vorab ein Blick auf die monatliche Kündbarkeit der bezahlten Tarife. Es gibt weder eine Einrichtungsgebühr noch eine Mindestlaufzeit. Dadurch lässt sich der gewählte Tarif später anpassen, wenn sich die Anzahl der Unterkünfte ändert.

Schritt 1: Tarif auswählen

Zuerst legt das Haus fest, wie viele Unterkünfte die App abdecken soll. Für ein einzelnes Ferienhaus reicht der Start-Tarif mit digitaler Gästemappe, QR-Code, eigenem Link, Regionsinformationen, Events und Wetter. Häuser mit bis zu drei Unterkünften, die zusätzlich eigenes Branding, Reiseplaner, Chat und KI-Concierge nutzen möchten, wählen den Tarif Region. Häusergruppen, Netzwerke und Regionen mit vielen Unterkünften greifen zum Tarif Pro mit eigener Domain und persönlichem Ansprechpartner. Details zu den Funktionen je Tarif zeigt die Übersicht der Funktionen.

Schritt 2: Inhalte für die digitale Gästemappe zusammenstellen

Danach folgt die inhaltliche Arbeit. Der Gastgeber trägt zusammen, was Gäste vor Ort wissen müssen, und hinterlegt eigene Angaben zu Zimmerservice, Restaurant oder Spa, falls im Tarif enthalten. Diese Angaben bilden später auch die Grundlage für den KI-Concierge, der ausschließlich auf Basis der vom Haus hinterlegten Informationen antwortet. Wer unsicher ist, wie viel Aufwand das macht, findet auf der Seite Für Gastgeber einen Überblick über den Ablauf.

Schritt 3: Region und Events hinterlegen

Neben Informationen zum eigenen Haus gehört auch die Umgebung dazu. In der Pilotregion Sächsische Schweiz stehen Restaurants, Touren und ein laufender Veranstaltungskalender für die ganze Region bereit. Die Webseite nennt für die Region zudem Felstürme, den Malerweg, Kahnfahrten und den Blick von der Bastei. Häuser in dieser Region können diese Inhalte nutzen, andere Regionen lassen sich über eine Anfrage klären. Touren werden dabei mit Länge, Höhenmetern und GPX-Track angezeigt, was Gästen bei der Planung von Wanderungen hilft. Reisepläne, die Gäste dabei anlegen, bleiben laut Startseite ein Jahr gespeichert.

Schritt 4: Sprache und Branding festlegen

Jedes Haus legt selbst fest, in welcher Sprache die App den Gästen angezeigt wird. Häuser mit internationalen Gästen richten häufig mehrere Sprachversionen ein. Zusätzlich lässt sich im Tarif Region und im Tarif Pro ein eigenes Branding hinterlegen, damit die App optisch zum Haus passt.

Schritt 5: QR-Code und Link an Gäste ausgeben

Im letzten Schritt macht das Haus die App für Gäste zugänglich. Der Zugang erfolgt per QR-Code, den das Haus ausdruckt oder aufklebt, oder per Link in der Buchungsbestätigung. Ein App-Store-Download ist nicht nötig, da es sich um eine Web-App handelt, die direkt im Browser läuft. Die Nutzung der App ist für Gäste kostenlos. Für Funktionen wie Reiseplaner und Chat legen Gäste zusätzlich ein kostenloses Konto an, das laut Anbieter unter einer Minute dauert.

Typische Fehler bei der Einrichtung

Bei der Einrichtung schleichen sich immer wieder dieselben Fehler ein. Wer sie kennt, kann sie von Anfang an vermeiden:

• Zu wenige Inhalte hinterlegen: Bleibt die digitale Gästemappe leer, hat auch der KI-Concierge kaum Grundlage für Antworten.
• Den falschen Tarif wählen: Ein Haus mit mehreren Unterkünften kommt mit dem Start-Tarif für eine Unterkunft nicht aus.
• QR-Code schlecht platzieren: Liegt der Aufsteller versteckt, finden Gäste die App gar nicht erst.
• Regionen verwechseln: Nur die Sächsische Schweiz ist bislang als Pilotregion mit Restaurants, Touren und Veranstaltungskalender hinterlegt.

Vom Plan zur laufenden App

Sind diese Schritte erledigt, läuft die App für Hotelgäste im Alltag weitgehend von selbst. Der Gastgeber pflegt Inhalte nach, wenn sich etwas ändert, zum Beispiel neue Events oder geänderte Öffnungszeiten im Restaurant. Deshalb lohnt sich ein Blick in die App auch nach dem Start immer wieder, damit Gäste stets aktuelle Informationen finden. Allerdings bleibt der Aufwand dabei gering, da sich Inhalte direkt im Haus pflegen lassen. Wer die Einrichtung für das eigene Haus konkret durchgehen möchte, kann eine Demo unter Für Gastgeber anfragen. Einen Überblick über alle Regionen, in denen BELTURO aktiv ist, zeigt die Seite Regionen.

→ Für Gastgeber

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