Digitale Gästemappe: Was sie kann und wie Gäste sie nutzen

Wer schon einmal einen Ordner mit vergilbten Ausdrucken im Ferienhaus durchgeblättert hat, kennt das Problem. Öffnungszeiten stimmen nicht mehr, der Wanderweg ist gesperrt, die Telefonnummer vom Pizzaservice gibt es nicht mehr. Eine digitale Gästemappe soll genau das lösen, ohne dass Gäste dafür etwas installieren müssen.

Was eine digitale Gästemappe genau ist

Eine digitale Gästemappe ist eine Web-App, die im Browser läuft. Bei BELTURO handelt es sich um eine PWA, für die kein App-Store-Download nötig ist. Das unterscheidet sie von klassischen Apps, die Gäste erst suchen, herunterladen und einrichten müssten, bevor sie überhaupt etwas nachlesen können. Stattdessen öffnet sich die Mappe direkt im Browser, so wie eine gewöhnliche Webseite. Die Nutzung ist für Gäste kostenlos, das Haus zahlt dafür ein monatliches Abo.

So kommen Gäste an die digitale Gästemappe

Der Zugang läuft über einen QR-Code, den das Haus als Aufsteller oder Aufkleber bereitstellt. Alternativ verschickt der Gastgeber einen eigenen Link, zum Beispiel direkt in der Buchungsbestätigung. Damit ist die Mappe schon vor der Anreise erreichbar, nicht erst am Empfang. Wer für Reiseplaner oder Chat mehr Funktionen nutzen möchte, legt ein kostenloses Konto an. Das dauert laut Anbieter unter einer Minute. Die Sprache der App legt jeweils das Haus fest, Beispiele sind Deutsch, Englisch, Tschechisch und Polnisch. Damit lässt sich dieselbe Mappe für Gäste aus unterschiedlichen Ländern anbieten, ohne dass jemand extra übersetzen muss.

Was in der digitalen Gästemappe steckt

Der Umfang hängt vom gebuchten Tarif ab. Im Start-Tarif, der eine Unterkunft abdeckt, sind bereits die digitale Gästemappe selbst, ein QR-Code, ein eigener Link sowie die Bereiche Region entdecken, Events, Wetter und Vorhersage enthalten. Wer mehr braucht, bucht den Tarif Region für bis zu drei Unterkünfte. Der bringt eigenes Branding, einen Reiseplaner, Chat, Spa-, Restaurant- und Zimmerservice, eigene Events und Tipps sowie den KI-Concierge mit. Häusergruppen, Netzwerke und Regionen mit unbegrenzten Unterkünften nutzen den Tarif Pro. Dieser umfasst zudem mehrere Regionen, eine eigene Domain und einen persönlichen Ansprechpartner.

Zusammengefasst enthält eine digitale Gästemappe je nach Tarif:

• Regionsguide mit Restaurants, Touren und Veranstaltungskalender
• Wetter und Vorhersage
• Reiseplaner mit gespeicherten Ausflügen
• Chat- und Serviceanfragen direkt an das Haus
• KI-Concierge, der auf den vom Gastgeber hinterlegten Informationen antwortet

Alle bezahlten Tarife sind monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestlaufzeit. Das senkt die Hürde für Gastgeber, die erst ausprobieren wollen, bevor sie sich langfristig binden. Für den Start reicht bereits der günstigste Tarif, ein Wechsel zu einem größeren Tarif ist später möglich.

Wie der KI-Concierge in der Mappe arbeitet

Der KI-Concierge ist kein loses Chat-Tool, das irgendetwas aus dem Internet zusammensucht. Er greift auf die Informationen zurück, die der Gastgeber selbst hinterlegt hat. Fragt ein Gast nach Frühstückszeiten oder dem nächsten Wanderweg, antwortet die App also mit den Angaben des Hauses, nicht mit allgemeinen Vermutungen. Deshalb bleibt die Rezeption entlastet, ohne dass falsche Informationen kursieren. Zudem läuft der Concierge im Tarif Region und Pro mit, zusammen mit Chat, Spa-, Restaurant- und Zimmerservice.

Damit übernimmt die digitale Gästemappe einen Teil der Fragen, die sonst am Empfang landen. Gäste stellen ihre Frage direkt in der App, unabhängig von Öffnungszeiten der Rezeption. Der Concierge antwortet dabei ausschließlich mit dem, was das Haus hinterlegt hat.

Regionsguide am Beispiel Sächsische Schweiz

Die Pilotregion von BELTURO ist die Sächsische Schweiz, mit Restaurants, Touren und einem laufenden Veranstaltungskalender für die ganze Region. Die Webseite nennt dabei Felstürme, den Malerweg, Kahnfahrten und den Blick von der Bastei als Merkmale der Region. Touren werden in der App mit Länge, Höhenmetern und GPX-Track angezeigt, was die Planung eines Ausflugs erleichtert. Reisepläne, die Gäste anlegen, bleiben laut Startseite ein Jahr gespeichert. Wer also im Sommer plant und erst im Herbst anreist, findet seine Routen wieder, ohne neu suchen zu müssen. Für Gastgeber in anderen Regionen zeigt dieses Beispiel, wie ein Regionsguide innerhalb der digitalen Gästemappe aufgebaut sein kann.

Der Veranstaltungskalender läuft dabei fortlaufend für die gesamte Region, nicht nur für ein einzelnes Haus. Gäste sehen also auch Events, die nichts mit ihrer konkreten Unterkunft zu tun haben, aber in der Nähe stattfinden. Dieses Prinzip lässt sich laut Anbieter auf weitere Regionen übertragen.

Häufige Fragen

Muss ich als Gast etwas installieren?

Nein. Die digitale Gästemappe ist eine Web-App, die im Browser läuft. Ein Download aus einem App-Store ist nicht nötig.

Kostet die Nutzung für Gäste etwas?

Nein, die Nutzung ist für Gäste kostenlos. Bezahlt wird ausschließlich vom Gastgeber über ein monatliches Abo.

Wie schnell komme ich als Gast an die App?

Der Zugang läuft über einen QR-Code am Haus oder über einen Link in der Buchungsbestätigung. Wer zusätzlich Reiseplaner oder Chat nutzen will, legt ein kostenloses Konto an, das laut Anbieter unter einer Minute dauert.

Welcher Tarif passt zu welchem Haus?

Ein einzelnes Haus deckt der Start-Tarif ab. Wer bis zu drei Unterkünfte betreut, greift zum Tarif Region. Häusergruppen, Netzwerke und Regionen mit unbegrenzten Unterkünften nutzen den Tarif Pro.

Bildnachweis: Pexels, Foto: Helena Lopes